Las herramientas de comunicación digital se han convertido en un aliado estratégico en tiempos de pandemia. Permiten fortalecer los círculos sociales, familiares y organizacionales acortando las distancias impuestas por el confinamiento decretado por el estado.
Las empresas han visto la necesidad de establecer métodos de comunicación efectivos e instantáneos. Buscan conectar a sus empleados, clientes, proveedores y aliados estratégicos que requieren de una información precisa y de primera mano. Han incluido dentro de su inventario de software herramientas colaborativas. Antes, estas eran consideradas como una opción a largo plazo pero la situación actual las han convertido en un nuevo modelo de trabajo. Así, permiten demostrar la capacidad que tienen las organizaciones para reinventar sus procesos y de manera eficiente dar cumplimiento a sus objetivos.
El mercado actual de software ofrece un amplio portafolio de herramientas diseñadas para conectar a los usuarios de las organizaciones de acuerdo a sus necesidades y presupuestos. Tales como el software gratuito que puede ser utilizado dentro de las empresas sin adquirir licencias. Sin embargo, carecen de funcionalidades y, en algunas ocasiones, de soporte. Así mismo, se cuenta con otro tipo de software como los licenciados que traen consigo un sinnúmero de características y el respaldo de su distribuidor.
Teniendo en cuenta lo anterior, saber escoger un software de videoconferencia es una decisión importante para cualquier compañía dado que permite tener en conexión a los diferentes equipos de trabajo y reinventar el modelo de negocio en tiempos de pandemia.
¿Qué es el software de videoconferencia web?
Es aquel que permite realizar reuniones en línea garantizando una adecuada comunicación entre los participantes desde cualquier lugar del mundo. La única condición necesaria para utilizarlo es tener acceso a internet. Las videoconferencias pueden permitir que los asistentes utilicen sus cámaras web para verse entre sí o pueden sólo permitir el audio. También, dependiendo de la plataforma utilizada, se cuenta con acceso desde los dispositivos móviles lo cual genera mayor asistencia.
¿Cuál software para videoconferencias debo elegir?
Para responder a esta pregunta se deben tener en cuenta aspectos como: cantidad de participantes por sesión, duración de la sesión, método de conexión, interacción con los participantes y administración de la sesión. Así, se destacan los siguientes softwares: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, WhatsApp, Cisco WebEx, GoToMeeting entre otros.
Nuestra empresa ha implementado múltiples plataformas de videoconferencias supliendo las exigencias de conexión de los clientes, sin embargo, ha tenido como plataforma base Zoom en su versión licenciada, ya que cuenta con todos los controles de seguridad exigidos para evitar una posible fuga de información. Algunos de estos son: la no utilización de ID recurrentes, autorización de acceso a las conferencias, no permitir la transferencia de archivos entre participantes, uso de contraseña automática para cada sesión y administración total del moderador.
Zoom posee características que hacen que las conferencias sean amigables, interactivas. Lo más importante es que permite transferir el conocimiento entre los participantes sin interrupciones.
Para proteger la información y cerrar la brecha a las fugas de datos es muy importante que las compañías cuenten con todas las medidas necesarias: contar con un antivirus reciente, actualizaciones aplicadas en todos los softwares incluido el sistema operativo, software debidamente licenciado y todas las configuraciones de seguridad difundidas por los proveedores en las cuales se hace énfasis en la utilización de contraseñas seguras; no dejar enlaces públicos para que cualquier ciber-usuario pueda acceder a él sin autorización y, sobre todo, recordar que la seguridad de la información está en el cuidado de quien utiliza las herramientas digitales.
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Por:
Bryan Villada Restrepo
Coordinador de Sistemas
